Verwerkersovereenkomst (DPA)

1. Partijen en duur

Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant-onderneming die de workspace beheert.
Verwerker: RAZATEC BV, De Keyserlei 60C bus 1301, 2018 Antwerpen, BE0772.993.592.

De overeenkomst loopt zolang de Verwerker boekhouddata verwerkt in Levering Books en eindigt bij beëindiging van het contract, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten en eventuele overdracht/exporttermijn.

2. Onderwerp en aard van de verwerking

Hosting en verwerking van boekhoud- en gerelateerde bedrijfsdata die de Verwerkingsverantwoordelijke in Levering Books plaatst of uploadt, inclusief optionele integraties die de Klant activeert.

Aard: opslag, weergave, back-up, zoeken, rapporteren, export, technische ondersteuning, beveiligingsmonitoring, en — indien ingeschakeld — AI-assistentie op basis van workspace-inhoud.

3. Categorieën betrokkenen en gegevens

• Betrokkenen: medewerkers en contactpersonen van de Klant, klanten en leveranciers van de Klant, en andere personen wiens data de Klant invoert.
• Gegevens: identificatie- en contactgegevens, factuur- en aankoopdata, betalings- en banktransactie-metadata, btw- en boekhoudkundige gegevens, documenten (PDF, afbeeldingen), voertuig-/shiftdata indien gebruikt.

4. Instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke

De Verwerker verwerkt gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de Klant via het product (invoer, export, verwijdering waar technisch en juridisch mogelijk) en deze overeenkomst, tenzij EU- of Belgische wet anders vereist.

5. Verplichtingen van de Verwerker

• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (AVG art. 32).
• Vertrouwelijkheid van persoon die onder toezicht van de Verwerker toegang heeft.
• Assistentie bij verzoeken van betrokkenen, voor zover de Verwerker de data beheert en de Klant niet zelf kan antwoorden.
• Melding van datalekken aan de Klant zonder onredelijke vertraging na ontdekking, met informatie voor melding aan APD indien vereist.
• Verwijdering of teruggave van data na beëindiging, behoudens wettelijke bewaarplicht of back-upcycli met beperkte retentie.
• Bewijs van naleving (audits) op redelijk verzoek, met commercieel redelijke frequentie.

6. Subverwerkers

De Klant machtigt de Verwerker om subverwerkers in te schakelen. De Verwerker blijft aansprakelijk jegens de Klant. Subverwerkers worden gebonden door gelijkwaardige verplichtingen.

Typische subverwerkers (lijst kan worden bijgewerkt):

• Hosting / infrastructuur — Hetzner (EU)
• Betalingsverwerking abonnementen — Mollie B.V.
• E-mail / transactionele berichten — door de Verwerker gekozen EU-leveranciers
• Optioneel op instructie Klant: Peppol-accesspoint (bv. Billit), bankaggregatie (bv. Ponto), betalingslinks Klant→eindklant via Mollie Connect
• Optioneel: AI-modelproviders — alleen voor verwerking noodzakelijk voor de gevraagde functie, met contractuele AVG-clausules

Wijzigingen in subverwerkers worden via update van deze pagina of kennisgeving in de app meegedeeld; de Klant kan binnen redelijke termijn bezwaar maken bij wezenlijke wijziging.

7. Doorgifte buiten de EER

Verwerking primair in EU/EER. Buiten-EER-doorgifte alleen met passende waarborgen (SCC's of equivalent) en waar nodig aanvullende beoordeling.

8. Audit en documentatie

De Verwerker kan samenvattingen van beveiligingsmaatregelen verstrekken. Fysieke datacenterbezoeken alleen in overleg en binnen redelijke grenzen.

9. Contact

Privacy en verwerkersvragen: [email protected]. Zie ook privacybeleid en algemene voorwaarden.